Pemberitaan negatif adalah momok dalam upaya membangun citra publik. Umpama membangun citra publik seperti menata batu bata satu demi satu dalam kurun waktu lama, berita negatif adalah gempa yang akan meluluhlantakkan secara sekejap. Terlebih jika masalah ini tidak dikelola dengan baik. Untuk itu mari berkenalan dengan salah satu cara mengatasi berita negatif dengan media monitoring.

Media monitoring atau pemantauan media, adalah sebuah tools yang mampu mengidentifikasi berita negatif dengan cepat. Alat ini akan mendeteksi penyebutan nama perusahaan, merek, atau individu dalam konteks negatif. Apabila dimungkinkan, alat media monitoring biasanya disertai fitur notifikasi real-time untuk mengetahui berita negatif segera setelah muncul.

Agar impaknya maksimal, perlu diketahui juga langkah-langkah mitigasi yang harus ditempuh dengan memanfaatkan media monitoring. Dengan begitu dampak dari berita negatif bisa diminimalisir dan citra publik tetap terjaga. Berikut adalah poin-poin cara mengatasi berita negatif dengan media monitoring:

1. Analisis Situasi dan Segmentasi Audiens 

Untuk mengatasi berita negatif dengan media monitoring, langkah pertama yang perlu dilakukan adalah mengevaluasi sumber berita untuk memastikan kredibilitasnya. Media monitoring berperan langsung dalam menilik apakah berita tersebut didasarkan pada fakta, hanya opini, atau sekadar rumor yang tidak berdasar. Proses ini membantu dalam menentukan validitas informasi serta tingkat urgensi untuk menanganinya. Selain itu, skala dampak berita juga perlu diidentifikasi, apakah pengaruhnya bersifat lokal, nasional, atau bahkan internasional.

Setelah memastikan validitas dan skala dampaknya, langkah berikutnya adalah mengidentifikasi pihak-pihak yang terlibat atau terpengaruh oleh berita tersebut. Media monitoring dapat digunakan untuk memetakan pihak-pihak yang relevan, seperti pelanggan, karyawan, mitra bisnis, atau bahkan masyarakat umum. Mengidentifikasi audiens yang relevan memungkinkan perusahaan untuk menentukan strategi komunikasi yang lebih efektif dalam meredam dampak berita negatif.

Untuk merespons secara tepat, penting untuk menggunakan data demografis dan perilaku audiens, yang juga dapat dihasilkan dari alat media monitoring. Analisis ini membantu memahami bagaimana berbagai kelompok audiens memandang dan bereaksi terhadap berita tersebut. Dengan pemahaman ini, perusahaan dapat menyusun pesan yang relevan dan mendukung upaya mengatasi berita negatif dengan media monitoring.

2. Merancang Tanggapan dan Aktif Berkomunikasi

Setelah melakukan analisis secara menyeluruh, langkah selanjutnya dalam mengatasi berita negatif dengan media monitoring adalah menyiapkan pernyataan resmi yang transparan dan faktual. Dibutuhkan  data yang relevan untuk menyusun pernyataan ini, memastikan bahwa situasi dipaparkan secara jelas dan diselesaikan berdasarkan fakta. Transparansi dalam komunikasi menunjukkan tanggung jawab perusahaan dan membantu membangun kepercayaan publik.

Setelah pernyataan resmi siap, penting untuk menentukan platform yang tepat untuk menyampaikan informasi tersebut. Media monitoring dapat membantu mengidentifikasi platform yang paling sering digunakan oleh audiens yang terpengaruh seperti media sosial, situs web perusahaan, atau bahkan konferensi pers sesuai jenis dan skala audiens yang ingin dijangkau. Setiap platform memiliki keunggulan dan kekurangan tersendiri sehingga penggunaannya perlu disesuaikan dengan kebutuhan situasi.

Untuk memastikan respons sesuai dengan regulasi dan tidak memperburuk situasi, tim hukum dan komunikasi harus dilibatkan dalam proses ini. Menggunakan media monitoring, tim hukum dapat memastikan bahwa pernyataan yang dibuat tidak menimbulkan implikasi hukum, sementara tim komunikasi bertugas menyusun pesan yang efektif dan tidak mudah disalahartikan. Kolaborasi kedua tim ini sangat penting dalam menjaga citra perusahaan.

Selain itu, komunikasi yang berkelanjutan melalui media sosial tetap menjadi strategi utama dalam mengatasi berita negatif dengan media monitoring. Perusahaan dapat memantau percakapan dan tanggapan audiens secara real-time, memungkinkan respons yang cepat dan tepat sasaran seperti mengklarifikasi situasi dan menjawab pertanyaan atau komentar dengan sopan dan profesional. Pembaruan secara berkala juga diperlukan untuk menunjukkan bahwa masalah sedang ditangani dengan serius, sehingga audiens merasa yakin bahwa perusahaan mengambil langkah yang tepat.

3. Monitor Perkembangan, Reaksi, dan Ambil Tindakan Proaktif

Urgensi mengatasi berita negatif dengan media monitoring adalah perusahaan bisa memantau perubahan sentimen audiens secara berkala. Analisis sentimen yang dihasilkan dari media monitoring memberikan wawasan mendalam tentang bagaimana audiens merespons situasi apakah cenderung positif, netral, atau negatif. Sehingga perusahaan bisa mengevaluasi efektivitas langkah-langkah yang telah diambil guna menentukan strategi selanjutnya. Pantauan real-time juga membantu perusahaan merespons dengan cepat jika terjadi eskalasi sentimen negatif guna mencegah krisis semakin meluas.

Penting untuk terus mengamati perkembangan berita dan dampak dari respons yang telah diberikan. Media monitoring membantu melacak apakah strategi yang diterapkan sudah berhasil meredam kekhawatiran publik atau justru membutuhkan penyesuaian lebih lanjut. Jika berita negatif tetap menyebar atau memengaruhi reputasi perusahaan secara signifikan, perusahaan harus mengambil langkah-langkah nyata untuk memperbaiki situasi, seperti menyelesaikan masalah mendasar, memberikan kompensasi kepada pihak yang dirugikan, atau menyampaikan permohonan maaf secara terbuka. 

Sebaliknya, jika berita tersebut tidak benar, media monitoring dapat digunakan untuk mengumpulkan bukti dan meminta klarifikasi dari media terkait atau bahkan mendukung langkah hukum terhadap pihak yang menyebarkan informasi palsu. Langkah ini tidak hanya bertujuan untuk melindungi reputasi perusahaan tetapi juga memberikan pesan bahwa penyebaran informasi yang tidak akurat memiliki konsekuensi serius.

4. Evaluasi dan Pelajaran untuk Membangun Reputasi Positif Secara Berkelanjutan

Setelah berita negatif berhasil ditangani, langkah penting selanjutnya adalah menganalisis respons yang telah dilakukan, dengan dukungan data dari media monitoring. Evaluasi ini mencakup keberhasilan strategi yang diterapkan, kecepatan respons, dan dampaknya terhadap reputasi perusahaan. Peninjauan ulang alat dan proses monitoring yang digunakan juga menjadi bagian dari evaluasi, memastikan perusahaan dapat merespons lebih cepat dan lebih akurat pada kesempatan berikutnya.

Sebagai bagian dari perbaikan, perusahaan dapat melakukan pelatihan ulang untuk tim komunikasi krisis dengan memperkaya materi pelatihan menggunakan data yang diperoleh dari media monitoring. Pelatihan ini tidak hanya bertujuan memperkuat keterampilan mereka dalam menyusun pesan yang efektif, tetapi juga mengajarkan cara menggunakan alat monitoring secara optimal untuk mengelola situasi darurat. Tim yang terlatih dengan baik akan lebih siap menjaga citra perusahaan dan meminimalkan dampak negatif dari berita yang muncul, bahkan dalam kondisi tekanan tinggi.

Selain mengatasi dampak langsung dari berita negatif, penting juga untuk memulihkan citra perusahaan secara proaktif. Media monitoring dapat membantu mengidentifikasi momen-momen positif yang layak dipublikasikan, seperti inisiatif sosial, pencapaian inovasi, atau keberhasilan lain yang relevan. Cerita-cerita ini dapat dijadikan konten inspiratif dan relevan untuk melibatkan audiens di platform digital, sehingga membantu membangun kembali kepercayaan publik. Kampanye proaktif semacam ini tidak hanya meredam efek berita negatif tetapi juga memperkuat persepsi positif terhadap perusahaan.

Sebagai langkah jangka panjang, hubungan dengan pemangku kepentingan utama seperti pelanggan, mitra bisnis, dan komunitas harus terus diperkuat, dengan media monitoring membantu memantau kebutuhan dan harapan mereka secara real-time. Dialog yang transparan, komitmen terhadap nilai-nilai perusahaan, serta kemampuan merespons isu dengan cepat menjadi kunci untuk membangun kepercayaan yang kokoh. Dengan strategi ini, perusahaan dapat bangkit dari dampak berita negatif sekaligus memposisikan diri sebagai entitas yang andal dan dipercaya. Setiap krisis, dengan pendekatan yang tepat, dapat menjadi peluang untuk tumbuh lebih kuat dan lebih tangguh.

Netray Media Monitoring adalah tools pemantauan berita yang dapat membantu perusahaan untuk mengatasi berita negatif. Ditenagai oleh teknologi analisis Big Data, deep learning, dan analisis sentimen yang akan sangat membantu pekerjaan menjaga reputasi. Layanan Netray tersedia dalam berbagai macam plan yang memudahkan client untuk memilih sesuai kebutuhan.

Editor: Winda Trilatifah