Bayangkan sebuah perusahaan tiba-tiba dihadapkan pada gelombang kritik pedas di media sosial akibat suatu insiden. Tanpa adanya sistem media monitoring yang memadai, perusahaan itu mungkin tidak menyadari adanya masalah ini. Reputasi perusahaan di mata publik rusak. Dan ketika tidak ditanggulangi dengan baik, kerusakan tersebut terjadi semakin parah. Salah satu cara menanggulanginya di era serba digital ini adalah dengan menerapkan manajemen reputasi.
Manajemen reputasi adalah usaha untuk membentuk dan memelihara citra publik yang positif bagi suatu merek, bisnis maupun organisasi. Hal ini menjadi aspek penting bagi bisnis pada era digital sebab informasi tentang suatu perusahaan, baik positif maupun negatif, dapat menyebar dengan cepat dan mempunyai dampak yang signifikan.
Media monitoring menjadi alat untuk memantau dan menganalisis konten dari berbagai media massa dan media sosial guna memahami persepsi publik terhadap organisasi, merek maupun bisnis. Dalam manajemen reputasi media monitoring dapat membantu mengukur efektivitas kampanye, meminimalisir potensi risiko, dan lainnya. Lalu bagaimana langkah-langkah menggunakan alat ini untuk hasil yang lebih baik:
Tentukan Tujuan Manajemen Reputasi
Menentukan langkah sebelum menjalankan campaign menjadi dasar segalanya. Seperti mengidentifikasi tujuan spesifik guna meningkatkan sentimen positif, menangani krisis dengan cepat, atau membangun hubungan dengan influencer. Selanjutnya tetapkan KPI (Key Performance Indicators) untuk mengevaluasi keberhasilan strategi, seperti persentase sentimen positif, waktu respons terhadap isu negatif, atau jumlah penyebutan merek.
Identifikasi Kata Kunci dan Topik Penting
Fokus kata kunci pada isu-isu yang paling relevan dengan reputasi perusahaan seperti produk, layanan, topik sensitif, perluas juga pada tren industri, atau pun isu sosial terkini. Fungsinya agar pemantauan tidak melebar kemana-mana. Tidak semua kekecewaan publik harus direspons, terutama kekecewaan yang tidak ada dasarnya. Jangan habiskan resource untuk meladeni haters.
Pilih Alat Media Monitoring yang Tepat
Pilih alat yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran Anda, baik itu alat gratis, berbayar, atau kombinasi keduanya. Pertimbangkan pula fitur-fitur penting seperti pemantauan real-time, analisis sentimen, pelaporan, dan integrasi dengan platform lain. Jika harus membayar, pilih alat pemantauan buatan dalam negeri seperti Netray Media Monitoring karena ada jaminan harga murah.
Lakukan Pemantauan Berkala
Lakukan pemantauan konten secara berkala untuk menangkap percakapan atau berita terbaru yang bisa berdampak pada reputasi. Jangan hanya terfokus pada media sosial saja, tetapi amati juga berita online, blog, forum, dan platform lainnya yang relevan.
Analisis Data Hasil Media Monitoring
Gunakan analisis sentimen untuk memahami apakah percakapan tentang merek/bisnis Anda bersifat positif, negatif, atau netral. Perhatikan pula topik yang sering dibicarakan serta pola dan tren yang mengindikasikan perubahan persepsi publik. Jika tidak familiar dengan analisis data, Anda bisa membaca contoh-contohnya di sini.
Tindakan dan Respons Cepat
Segera tanggapi berita negatif atau krisis reputasi dengan pernyataan resmi atau langkah proaktif. Terlibatlah dengan audiens, terutama di media sosial tidak hanya untuk mengatasi isu negatif namun juga harus proaktif dalam membangun hubungan yang positif.
Evaluasi Manajemen Reputasi
Gunakan hasil dari monitoring untuk mengevaluasi strategi komunikasi dan melakukan penyesuaian/tindakan jika diperlukan. Tinjau efektivitas tindakan yang diambil dan apakah sesuai dengan tujuan awal. Gunakan wawasan dari media monitoring (insight) ini untuk perencanaan strategi ke depan.
Dokumentasikan Proses dan Pembelajaran
Buat laporan secara berkala harian, mingguan, bulanan serta tahunan yang merangkum temuan dari media monitoring, tindakan serta dampaknya terhadap reputasi. Dokumentasikan pembelajaran dari setiap kasus/pengalaman, baik positif maupun negatif, untuk meningkatkan strategi di masa depan.
Dengan mengikuti langkah-langkah di atas Anda dapat mengidentifikasi sentimen publik, mengelola krisis, dan mengoptimalkan strategi komunikasi sehingga akan berdampak lebih positif terhadap reputasi merek, bisnis atau organisasi.
Media monitoring di era digital saat ini menjadi alat yang sangat penting dan tak terpisahkan bagi manajemen reputasi bisnis/organisasi Anda. Netray Media Monitoring bisa menjadi pilihan tools untuk membantu bisnis anda mempertahankan reputasi prima di tengah era digital yang penuh dengan tantangan ini.
Editor: Ananditya Paradhi