Birokrasi di Indonesia dan banyak negara lain masih menghadapi tantangan klasik seperti prosedur lambat, sistem yang tumpang tindih, dan kurangnya transparansi. Ketidakefisienan ini berdampak langsung pada pelayanan publik yang tidak optimal dan menurunkan kepercayaan masyarakat terhadap institusi pemerintah.

Digitalisasi birokrasi adalah langkah penting untuk mempercepat layanan publik. Namun, hanya mengandalkan sistem elektronik belum cukup. Diperlukan teknologi yang bisa memahami dan merespons bahasa manusia dengan cerdas. Di sinilah Large Language Model (LLM) berperan besar—misalnya, LLM bisa digunakan untuk menjawab pertanyaan warga tentang status pengajuan KTP atau membantu menyusun surat dinas secara otomatis.

LLM dalam administrasi publik memungkinkan otomatisasi berbagai proses berbasis teks, seperti pembuatan surat, penyaringan dokumen, hingga layanan informasi publik. Dengan teknologi ini, pemerintah bisa membangun birokrasi yang lebih cepat, responsif, dan transparan, sehingga pelayanan kepada masyarakat menjadi lebih efisien dan mudah diakses.

Apa Itu Large Language Model dan Relevansinya bagi Birokrasi?

Large Language Model (LLM) adalah jenis kecerdasan buatan yang dirancang untuk memahami, memproses, dan menghasilkan teks dalam bahasa alami. Model ini dilatih menggunakan data teks dalam jumlah besar, memungkinkan LLM untuk mengenali pola bahasa, menjawab pertanyaan, merangkum informasi, menerjemahkan bahasa, dan bahkan menyusun dokumen dengan gaya yang menyerupai tulisan manusia

Dalam konteks LLM dalam administrasi publik, teknologi ini sangat relevan karena banyak proses birokrasi yang berbasis teks, seperti penyusunan surat dinas, analisis regulasi, dan komunikasi dengan masyarakat. Dengan kemampuan pemrosesan bahasa alami (Natural Language Processing/NLP), LLM dapat membantu menyederhanakan proses tersebut, meningkatkan efisiensi, dan mempercepat pelayanan publik.

Implementasi LLM dalam administrasi publik dapat mendukung transformasi digital birokrasi, menjadikannya lebih responsif, transparan, dan adaptif terhadap kebutuhan masyarakat.

Aplikasi LLM dalam Administrasi Publik

Aplikasi LLM ini dapat membuka berbagai peluang transformasi digital dalam birokrasi melalui otomatisasi, personalisasi, dan analisis berbasis bahasa alami. Berikut penjelasan selengkapnya: 

•  Otomatisasi Layanan Publik

LLM dalam administrasi publik memungkinkan pengembangan asisten virtual yang dapat menjawab pertanyaan masyarakat secara real-time. Contohnya, chatbot yang didukung LLM dapat memberikan informasi terkait status pengajuan KTP, BPJS, atau izin usaha. Selain itu, LLM dapat digunakan untuk membuat FAQ dinamis yang selalu diperbarui sesuai dengan regulasi terbaru, meningkatkan efisiensi layanan publik dan mengurangi beban kerja petugas 

• Penyusunan dan Analisis Dokumen

Dalam birokrasi, banyak proses yang melibatkan pembuatan dan analisis dokumen. LLM dapat membantu menyusun draft surat dinas, laporan, dan notulensi secara otomatis, serta menganalisis regulasi dan kebijakan untuk meningkatkan efisiensi perumusan. Dengan demikian, proses administrasi menjadi lebih cepat dan akurat

• Peningkatan Aksesibilitas Layanan

LLM juga dapat digunakan untuk menerjemahkan otomatis antar bahasa daerah dan bahasa resmi, memudahkan komunikasi antara pemerintah dan masyarakat yang beragam secara linguistik. Selain itu, LLM dapat menyederhanakan bahasa hukum agar lebih mudah dipahami oleh masyarakat umum, meningkatkan transparansi dan partisipasi publik.

• Analisis Masukan Publik

Dengan kemampuan pemrosesan bahasa alami, LLM dapat menganalisis keluhan, saran, dan opini warga yang disampaikan melalui media sosial atau kanal pengaduan. Hal ini memungkinkan pemerintah untuk merespons masukan publik secara lebih cepat dan tepat, serta mengambil keputusan yang lebih informasional.

Manfaat Digitalisasi Administrasi dengan LLM

Penerapan LLM dalam administrasi publik membuka peluang besar di antaranya: 

• Meningkatkan Efisiensi Waktu dan Biaya Birokrasi

Penerapan LLM dalam administrasi publik dapat mempercepat proses layanan yang sebelumnya memakan waktu lama. Misalnya, pengurusan dokumen seperti KTP atau izin usaha yang dulu memerlukan waktu berhari-hari, kini dapat diselesaikan dalam hitungan menit melalui sistem digital. Hal ini tidak hanya menghemat waktu, tetapi juga mengurangi biaya operasional pemerintah dan biaya transportasi bagi masyarakat.

• Meningkatkan Transparansi dan Akuntabilitas Pelayanan Publik

Dengan digitalisasi, setiap proses administrasi terekam secara otomatis dan dapat diawasi oleh masyarakat maupun pemerintah. Data yang tersimpan secara digital memungkinkan pemantauan yang lebih akurat, sehingga meminimalkan risiko korupsi dan penyalahgunaan wewenang. Sistem yang lebih terbuka ini meningkatkan kepercayaan masyarakat terhadap birokrasi. 

• Memberikan Pengalaman Layanan Publik yang Lebih Cepat dan User-Friendly

Seperti dijelaskan pada bagian sebelumnya, asisten virtual berbasis LLM dapat memberikan jawaban secara real-time atas pertanyaan masyarakat. Keunggulan ini, ditambah dengan fleksibilitas akses digital, membuat layanan publik menjadi lebih praktis dan ramah pengguna. Selain itu, sistem digital memungkinkan masyarakat mengakses layanan kapan saja dan dari mana saja, tanpa harus datang ke kantor pemerintahan. Hal ini memberikan kenyamanan dan kemudahan bagi pengguna layanan.

• Mendorong Tata Kelola Pemerintahan Berbasis Data (Evidence-Based Policy)

LLM dalam administrasi publik juga dapat menganalisis data dan masukan dari masyarakat, seperti keluhan atau saran yang disampaikan melalui media sosial atau kanal pengaduan. Informasi ini dapat digunakan oleh pemerintah untuk merumuskan kebijakan yang lebih tepat sasaran dan responsif terhadap kebutuhan masyarakat. Dengan demikian, pengambilan keputusan menjadi lebih berbasis data dan efektif. 

Tantangan dan Risiko dalam Penerapan LLM dalam Administrasi Publik

Meski menjanjikan, penerapan LLM dalam administrasi publik tidak lepas dari berbagai tantangan yang perlu diantisipasi secara matang: 

• Keakuratan dan Bias Informasi

Meskipun LLM dalam administrasi publik memiliki kemampuan luar biasa dalam memproses bahasa alami, model ini dapat menghasilkan informasi yang tidak akurat atau bias. Hal ini disebabkan oleh data pelatihan yang mungkin mengandung ketidakseimbangan atau kesalahan. Dalam konteks pelayanan publik, informasi yang salah dapat menyesatkan masyarakat dan merusak kepercayaan terhadap institusi pemerintah. Oleh karena itu, penting untuk menerapkan mekanisme verifikasi dan pengawasan manusia dalam penggunaan LLM.

• Keamanan dan Privasi Data Warga

Penggunaan LLM dalam administrasi publik melibatkan pengolahan data sensitif milik warga negara. Risiko kebocoran data pribadi sangat tinggi jika tidak ada protokol keamanan yang ketat. Misalnya, informasi kependudukan atau riwayat kesehatan dapat terekspos jika sistem tidak dilengkapi dengan enkripsi dan kontrol akses yang memadai. 

Di Indonesia sendiri, meskipun Undang-Undang Perlindungan Data Pribadi (UU PDP) telah disahkan pada 2022, pelaksanaannya masih menghadapi tantangan dalam bentuk kesiapan kelembagaan dan infrastruktur pengawasan. Pemerintah perlu memastikan bahwa sistem LLM mematuhi standar perlindungan data dan privasi yang berlaku.

• Ketergantungan pada Sistem tanpa Evaluasi Manusia

Ketergantungan penuh pada LLM dalam administrasi publik tanpa evaluasi manusia dapat menyebabkan keputusan yang tidak tepat. Fenomena “automation bias” menunjukkan bahwa pengguna cenderung menerima output dari sistem otomatis tanpa mempertanyakan kebenarannya . Dalam konteks birokrasi, hal ini bisa berakibat fatal jika keputusan penting diambil berdasarkan informasi yang salah atau tidak lengkap. Oleh karena itu, peran manusia tetap krusial dalam meninjau dan mengevaluasi hasil dari LLM.

• Kesiapan SDM ASN dan Infrastruktur Digital

Implementasi LLM dalam administrasi publik memerlukan kesiapan sumber daya manusia (SDM) dan infrastruktur digital yang memadai. Banyak aparatur sipil negara (ASN) yang belum memiliki kompetensi digital yang cukup untuk mengoperasikan teknologi ini secara efektif . Selain itu, infrastruktur teknologi informasi di beberapa daerah masih terbatas, menghambat adopsi LLM secara merata . Pelatihan SDM dan investasi dalam infrastruktur menjadi kunci suksesnya transformasi digital birokrasi.

Studi Kasus LLM dalam Administrasi Publik

1. Estonia – Bürokratt: Asisten Digital Terintegrasi

Estonia mengembangkan Bürokratt, sebuah asisten digital berbasis AI yang memungkinkan warga mengakses berbagai layanan publik melalui satu platform. Bürokratt mengintegrasikan berbagai aplikasi AI untuk memproses permintaan layanan, menyediakan informasi, dan membantu dalam pengambilan keputusan administratif. Proyek ini merupakan bagian dari strategi nasional Estonia untuk memanfaatkan AI dalam meningkatkan efisiensi dan aksesibilitas layanan publik.

2. Korea Selatan – Model AI untuk Penanganan Keluhan Publik

Kementerian Administrasi dan Keamanan Korea Selatan mengembangkan model AI yang dapat meringkas klaim informasi publik dan secara otomatis menemukan serta menyarankan solusi berdasarkan kasus serupa sebelumnya. Model ini diuji coba di tiga pemerintah lokal dan ditargetkan menangani lebih dari 43.000 keluhan warga secara lebih efisien. Setelah uji coba, model ini direncanakan akan diimplementasikan secara luas di seluruh instansi pemerintah.

3.  Singapura – Pair: Chatbot untuk Pegawai Negeri

Singapura meluncurkan Pair, chatbot berbasis AI yang membantu pegawai negeri dalam penelitian dan penulisan. Sejak diluncurkan pada 2023, jumlah pengguna aktif Pair telah meningkat dua kali lipat, dengan sekitar 50.000 pegawai negeri menggunakannya secara rutin. Pair dikembangkan oleh Open Government Products dan dirancang untuk meningkatkan produktivitas serta efisiensi kerja di sektor publik.

Penutup

Large Language Model (LLM) menawarkan potensi besar dalam mempercepat reformasi birokrasi melalui otomatisasi tugas-tugas administratif, peningkatan aksesibilitas, dan pelayanan publik yang lebih cepat serta transparan. Dengan kemampuannya memahami dan memproses bahasa alami, LLM dapat membantu mewujudkan birokrasi yang lebih efisien, responsif, dan berorientasi pada kebutuhan masyarakat.

Dengan LLM, birokrasi tak hanya menjadi lebih cepat dan transparan, tetapi juga lebih manusiawi—karena mampu memahami dan merespons kebutuhan masyarakat dengan cerdas. Namun, keberhasilan transformasi ini bergantung pada kesiapan semua pihak: pemerintah sebagai pengarah, pengembang sebagai inovator, dan masyarakat sebagai pengawas. Bersama, kita dapat mewujudkan birokrasi digital yang bukan hanya efisien, tetapi juga etis dan terpercaya.

Untuk mendukung pengambilan keputusan yang lebih berbasis data dalam administrasi publik, Netray hadir sebagai platform media monitoring dan analisis percakapan digital yang andal. Dengan kemampuan menganalisis opini publik dari media sosial, pemberitaan daring, hingga kanal pengaduan, Netray membantu instansi pemerintah memahami aspirasi masyarakat secara real-time dan menyusun kebijakan yang lebih responsif serta tepat sasaran.

Editor: Ananditya Paradhi